LANGKAH-LANGKAH PRAKTIS PEMBUATAN SISTEM PERUSAHAAN

1.    Langkah awal dalam Start-up pembuatan sebuah bisnis atau perusahaan  yang diinginkan bapak Andi adalah dengan memberikan nama perusahaan terlebih dahulu. Selanjutnya Nama Perusahaan yang telah didiskusikan dengan Pak Andi adalah PT. Energi Utama dengan bentuk usaha perseroan terbatas (PT) kemudian melakukan pendaftarn pada Akta Notaris dan Dinas Perindustrian setempat agar mendapat ijin ber badan hukum dan izin usaha sesuai dengan PERDA setempat.

2.    Setelah Nama Perusahaan & izin badan Hukum, Izin Usaha, kemudian membuat identifikasi Organisasi menggunakan Analisis SWOT. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan yang meliputi Strenght (Keunggulan), Weakness (kelemahan), Opportunity (Peluang), Threat (Ancaman) (Rangkuti Freddy, 2014). Tujuan menggunakan Analisis SWOT ini adalah agar dapat mengetahui perencanaan strategis organisasi saat ini dan masa depan kemudian pasar atau industry yang akan dimasuki. Berikut hasil analisis SWOT yang dilakukan pihak kami sebagai Konsultan yang telah disepakati bapak Andi sebagai Owner

Analisis SWOT PT. ENERGI UTAMA

STREGHT (Keunggulan)	ü  Mempunyai Pengalaman lebih dalam bidang konstruksi gedung (Experience) ü  Mempunyai networking yang kuat antar sub kontraktor lain, dan orang-orang ahli di bidangnya
Weakness (Kelemahan)	·         Saluran distribusi yang kacau antar Sub kontraktor dalam pengerjaan sebuah proyek gedung ·         Pengerjaan yang seringkali tidak tepat waktu, jadwal tumpang tindih, dan terhambatnya ketersediaan bahan baku ·         Belum mempunyai brand yang dikenal luas
Opportunity (Peluang)	Ø  Permintaan Pasar tentang jasa konstruksi Gedung dari awal sampai akhir penyelesaian masih terbuka lebar Ø  Perusahaan dalam bidang konstruksi umum yang mengerjakan proyek dari awal hingga akhir masih jarang karena biasanya dialihkan ke sub-sub kontraktor (Belum banyak competitor) Ø  Banyak SDM Lokal yang berkualitas
Threats (Ancaman)	§  Sulitnya mengkoordinasi antara sub kontraktor satu dengan sub kontraktor yang lain §  Adanya monopoli Pasar oleh perusahaan kontraktor besar

 Hasil Penelitian oleh freddy Rangkuti dalam jurnal riset pemasaran tahun 1997 menyebutkan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan eksternal. Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dengan analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal (Streght & Weakness) serta lingkungan eksternal peluang (Opportunity) dan Ancaman (Threats). Hasil dari Analisis SWOT akan menghasilkan Diagram Analisis SWOT.

(Berbagai Peluang)

3.    Mendukung strategi Turn-Arround (Kelemahan Internal)	1.    Mendukung Strategi Agresif (Kekuatan Internal)
4.    Mendukung Strategi Deffensif	2.    Mendukung strategi Diversifikasi

(Berbagai Ancaman)

DIAGRAM ANALISIS SWOT

Penjelasan Tentang Diagram Analisis SWOT adalah

Ø  Kuadran 1 : Situasi sangat menguntungkan. Organisasi yang akan dibentuk tersebut memiliki berbagai kelebihan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif dalam organisasi

Ø  Kuadran 2 : Walaupun ada berbagai ancaman, organisasi yang akan dibentuk ini masih memiliki kekuatan dari segi intrernal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan pemanfaatan peluang jangka panjang dengan strategi diversifikasi atau perluasan produk untuk menghindari ancaman persaingan pasar

Ø  Kuadran 3 : Organisasi menghadapi peluang besar tetapi dilain pihak juga mengalami banyak kendala/adanya kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan meminimalisir masalah internal organisasi yang akan dibentuk

Ø  Kuadran 4 : Organisasi sangat tidak menguntungkan. Jika banyak point yang berada dalam kuadran ini daripada kuadran kekuatan internal berarti banyak ancaman dan kelemahan internal

3.    Setelah Analisis SWOT teridentifikasi langkah selanjutnya adalah Pembuatan dan penjabaran VISI-MISI dan Nilai Perusahaan PT. ENERGI UTAMA, pembuatan Visi-misi dan value ini didasarkan pada bapak Andi Selaku Owner yang menginginkan seperti apa perusahaan yang akan dibuat ini tentunya dengan pendampingan kami juga sebagai konsultan. Dalam hasil certified CPHRM di tahun 2014 oleh bapak Pungky Purnadi menjelaskan bahwa untuk membuat VISI-MISI dan Nilai perusahaan ada 6 tahapan berikut

a)    Tahap 1 : Pemetaan (mapping) dengan aktivitas interview mendalam dengan stakeholder/owner

b)   Tahap 2 : Identifikasi dengan aktivitasidentifikasi kata kunci dari Visi misi

Value

c)    Tahap 3 : Penetapan Prioritas (Prioritizing) dengan aktivitas mensurvei kecocokan Visi Misi Value dengan apa yang diinginkan Owner

d)   Tahap 4 : Penyusunan ( defining) dengan aktivitas pengembangan lebih terstruktur VMV dengan metode SMART (Spesifik, Measureble, Achieveble,Realistis, Timeline)

e)    Tahap 5 : Penetapan dengan aktivitas utama penetapan VMV dengan diskusi lebih matang oleh para Top Manager

f)     Tahap 6 : Komunikasi dengan aktivitas utama internalisasi VMV kepada Owner dan seluruh jajaran untuk konsisten dan komitmen terhadap VMV yang sudah dicanangkan bersama

Adapun VISI dari PT. ENERGI UTAMA adalah :

“Menjadi Perusahaan Kontraktor yang bergerak di bidang Jasa  Konstruksi Umum terkemuka di Area Jawa Tengah yang menekankan pada kualitas SDM dan efisiensi”

Iternalisasi Visi PT. ENERGI UTAMA adalah bahwa Perusahaan tersebut ingin merebut  pasar area Jawa Tengah dalam usaha jasa konstruksi umum yang menekankan pada keunggulan SDM yang berkompeten dalam hardskill maupun Softskill, dan pengetatan maksimal dalam efisiensi waktu pengerjaan proyek dari awal hingga akhir yang lebih cepat dan berkualitas (Visi berlaku dalam jangka waktu 5 tahun)

MISI dari PT. ENERGI UTAMA adalah :

               i.        Pemberdayaan Maksimal dari 5 pilar usaha konstruksi meliputi bagian Pemasaran, SDM, Operasional, Keuangan, dan Informasi Teknologi

              ii.        Pelatihan & rekruitmen SDM yang tepat yang bertujuan menghasilkan tenaga kerja yang berkompetensi tinggi dan mempunyai semangat sesuai budaya perusahaan

             iii.        Penerapan prinsip kehati-hatian dan percepatan dalam penangan project secara tepat waktu (Meliputi bahan baku, Pengerjaan, Penyelesaian, dan follow up)

             iv.        Segmentasi Pasar Area Jawa tengah dengan menitik beratkan program Tender dari pihak Swasta

VALUE  (Nilai/budaya organisasi) yang disepakati dari PT. ENERGI UTAMA adalah :

1.    INTEGRITY

2.    TECHNICAL KNOWLEDGE & SKILL

3.    TEAMWORK

Tujuan dari adanya Visi Misi Value dalam organisasi adalah untuk menjadi arah dan tujuan organisasi, menjadi motivator bagi anggota organisasi, menjadi tolak ukur keberhasilan organisasi, dan menjadi acuan utama dalam desain alat pengelolaan SDM (Anwar Syaiful & Supardi, 2004)

4.    Langkah Selanjutnya setelah VISI MISI VALUE disepakati adalah pembuatan Struktur Organisasi yang sesuai dengan VMV (Visi Misi Value) dengan tipe bentuk Lini dan Staff. Menurut Drs Sarwoto dalam bukunya “Dasar-dasar Organisasi & Management”, struktur organisasi bentuk lini dan staff mempunyai ciri organisasi apapun yang bersifat kompleks, daerah kerja luas,spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dapat digunakan secara maksimal, koordinasi lebih mudah, dan penerapan “The right man the right place “ dapat diterapkan.

     Perencanaan SDM yang dibutuhkan untuk posisi Struktural adalah 5 orang dimana akam membidangi posisi manager sesuai dengan kualifikasi dan kompetensi jabatan, kemudian 8 orang posisi fungsional, dan 3 orang posisi professional dibidang masing-masing

5.    Setelah Struktur organisasi, perencanaan SDM selesai kemudian beralih ke analisis jabatan yang kemudian diturunkan ke Jobdesk masing-masing jabatan yang terdapat pada Struktur Organisasi.

Analisa Jabatan adalah prosedur prosedur melalui mana kenyataan-kenyataan yang berhubungan dengan masing-masing jabatan diperoleh secara sistematis kemudian jobspesifikasi yang berkaitan dengan spesifikasi pekerjaan utama yang diberikan pada suatu jabatan

Jobdesk adalah suatu keterangan yang nyata dan teratur daripada kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab- tanggung jawab suatu jabatan tertentu (Moekijat, 1989).

Contoh Jobdesk Manager Pemasaran salah satunya adalah menawarkan jasa perusahaan kepada calon konsumen baik secara Tender atau penunjukkan Proyek

6.    Setelah Jobdesk Semuanya selesai barulah tahap terakhir Pembuatan SOP (Standart Operational Prosedur) dalam menjalankan Sistem organisasi. SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara terperinci, tahap demi tahap dan sistematis (Purwanto Walyo, 2014). Tujuan tentang pembuatan SOP adalah

ü  Agar pekerja dapat menjaga konsoistensi dalam, menjalankan suatu prosedur kerja

ü  Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam perusahaan

ü  Mempermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi proses dalam suatui prosedur

Contoh : SOP dalam Front Office Kantor dengan tugas utama membangun data base pelanggan sebagai berikut.

Meminta klien mengisi daftar identitas klien, melakukan input data klien ke dalam komputrer, dan mengarsipkan ke lemari arsip data identitas klien, Front office melakukan komunikasi secara berkala

7.    Strategi Promosi

Langkah terakhir setelah semua Sistem terbentuk adalah mengelompokkan strategi-strategi yang diterapkan dalam semua pilar divisi, salah satunya Strategi promosi yang dilakukan pertma kali dalam berjalanya sebuah organisasi sangatlah penting. Strategi-strategi promosi yang dilakukan pihak manajemen adalah strategi Promosi Online dan promosi Offline. Strategi Online meliputi : Direct mail, Website, Bloq,dll. Strategi promosi Offline meliputi Lobi, Public Relation, Presentasi tender bebas dan Kerjasama dengan perusahaan-perusahaan nasional maupun internasional untuk lebih menguatkan jaringan promosi

KESIMPULAN PEMECAHAN MASALAH PT.ENERGI UTAMA

MASALAH	STRATEGI
·         Saluran distribusi yang kacau antar Sub kontraktor dalam pengerjaan sebuah proyek gedung ·         Pengerjaan yang seringkali tidak tepat waktu, jadwal tumpang tindih, dan terhambatnya ketersediaan bahan baku ·         Belum mempunyai Brand yang dikenal luas	ü  Adanya Sistem organisasi seperti Jobdesk dan SOP yang mengatur cara kerja, tata tertib pelaksanaan ü  Adanya system SOP dan system perencaan dari supplier-distribusi-penyelesaian ü  Strategi Promosi yang gencar melalui Strategi Promosi Online maupun strategi OFFline

DAFTAR PUSTAKA

Anwar Syaiful & Supardi. Dasar-dasar perilaku & budaya organisasi.Uii Pers.2004

Moekijat. Analisis Jabatan, Bandung: Bandar Maju, 1989

Rangkuti Freddy. Riset Pemasaran, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. 1997

Rangkuti Freddy.Analisis SWOT:Tehnik membedah kasus bisnis. Jakarta:   PT.Gramedia Pustaka Utama. 2014

Umar Husein. Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta:PT.Gramedia Pustaka Utama. 2003